Normativas y sistemas de protección de los documentos informáticos

Los archivos digitales presentan la posibilidad de ser manipulados en cualquier momento, por eso ha sido necesario establecer algunas medidas de protección para evitar un mal uso o pérdidas de información. En todos los sistemas de gestión de archivos digitales se incorporan mecanismos de seguridad con contraseñas que delimitan niveles de manipulación:

• Administrador: puede modificar todo

• Operador: puede realizar algunas tareas y algunas modificaciones

• Invitado: puede imprimir pero no modificar

Uno de los formatos de archivo más utilizados para intercambio de información e impresión de documentos es el PDF creado por Adobe. Muchas aplicaciones de Adobe permiten proteger archivos mediante diferentes normativas de cifrado de documentos, las más utilizadas son la de contraseña o certificado digital.

• De apertura: bloquean el archivo, permitiendo el acceso sólo con contraseña o con certificado digital.
• De permiso: limita la impresión, edición y otras tareas sólo con contraseña.

Además de proteger los archivos en el momento de su creación, es fundamental tener especial cuidado tanto en su envío cómo en su almacenamiento, especialmente si contienen datos de carácter personal o confidencial. En la actualidad está el protocolo seguro https o existe la posibilidad de utilizar líneas punto a punto, más seguras pero más caras. En el almacenamiento se debe hacer copias de seguridad regularmente y custodiarse con controles de seguridad que garanticen la protección de datos.